Как читать переписку сотрудников, не нарушая закона и этики

Почему важно контролировать работу персонала законными методами.

В мире, где цифровая коммуникация стала неотъемлемой частью рабочей среды, вопрос приватности и этики при чтении переписки сотрудников становится все более актуальным. Сотни электронных сообщений создают своего рода цифровой след. Однако встает важный вопрос: насколько допустимо идти по этому следу, не нарушая закон и установленные нормы этики?

Содержание статьи

Способы доступа к переписке

Существует несколько технических методов для доступа и мониторинга корпоративной переписки, применяемых в офисной среде:

Специальные агенты. Их устанавливают на каждую рабочую станцию и могут интегрироваться в браузеры, приложения чата или осуществлять перехват и расшифровку трафика на уровне сетевого оборудования. Этот процесс основан на методе "человек посередине" (Man-in-the-middle), который позволяет агенту получать доступ к коммуникациям и перехватывать информацию, передаваемую между устройствами. Такие технологии обеспечивают контроль над общением сотрудников и клиентов, что позволяет компаниям обеспечивать безопасность и контролировать рабочие процессы.

Службы обмена сообщениями. Некоторые из них, такие как Skype for Business, хранят историю сообщений локально, что позволяет IT-службе просматривать логи сообщений без необходимости установки дополнительного программного обеспечения. Кроме того, определенные решения по предотвращению утечек данных (DLP) предоставляют возможность перехвата трафика из социальных сетей и сервисов мгновенных сообщений, включая веб-версию Telegram, что обеспечивает дополнительный уровень контроля и безопасности в организации. Эти технологии позволяют компаниям эффективно управлять и защищать информацию, передаваемую через различные каналы связи.

Получение информации из переписки на смартфонах. Хоть это и представляет собой более сложную задачу, но на устройствах с операционной системой Android можно установить специальный агент DLP, это можно сделать легально только с согласия владельца, если устройство принадлежит сотруднику, а не компании. Установка подобного программного обеспечения на iOS-платформу невозможна, если устройство не было взломано (jailbreak).

Легальный доступ к сообщениям невозможен на платформах, использующих сквозное шифрование. Это касается мобильных мессенджеров, таких как WhatsApp, Telegram и Viber. Однако при использовании веб-версии Telegram возможен доступ к текущей переписке. Важно также отметить, что большинство сервисов обмена сообщениями позволяет хранить или архивировать историю сообщений локально или в облачных сервисах, таких как Apple iCloud или Google Drive. Несанкционированный доступ к этим архивам для чтения сообщений является нелегальным и может быть осуществлен скорее киберпреступниками, чем работодателем.

Переписка сотрудников в любой компании может содержать ценную информацию о работе, процессах и отношениях в коллективе. Однако читать чужие сообщения без разрешения может быть нарушением закона. В этой статье мы рассмотрим правовые аспекты, этические нормы и практические рекомендации по чтению переписки сотрудников, чтобы вы могли быть уверены в законности и корректности своих действий.

Зачем руководителям читать переписку сотрудников

В условиях современного бизнеса, насыщенного цифровыми технологиями, чтение переписки сотрудников становится неотъемлемым элементом успешного управления компанией. Руководителям предоставляется возможность не только следить за ходом рабочих процессов, но и более глубоко понимать динамику внутрикорпоративных отношений.

• Контроль за работой. Является одним из ключевых моментов, на который направлено внимание руководства. Анализ сообщений позволяет оперативно выявлять потенциальные задержки, проблемы или недопонимания в процессе выполнения задач. Это дает возможность принимать своевременные коррективы, обеспечивая эффективное управление и достижение целей компании.
• Оценка эффективности сотрудников. Она также становится более обоснованной с использованием анализа переписки. Руководители могут выявлять тренды в коммуникации, определять степень вовлеченности сотрудников, анализировать реакции на предложения и идеи. Это дает возможность объективно оценить профессиональные навыки и эффективность каждого члена команды, а также выявлять потенциальные проблемы во взаимодействии между сотрудниками. Анализ сообщений помогает улучшить взаимодействие внутри команды, оптимизировать рабочие процессы и повысить общую производительность организации.
• Решение конфликтных ситуаций. В таких случаях переписка сотрудников становится ценным инструментом для разбора спорных вопросов. Руководители могут приступить к анализу сообщений, выявлять корни проблем, понимать точки зрения сторон и активно участвовать в разрешении конфликта. Это способствует поддержанию здорового коллективного взаимодействия и созданию позитивной рабочей атмосферы. Кроме того, анализ сообщений может помочь руководителям выработать стратегию по улаживанию конфликтов в будущем, что повышает эффективность работы коллектива и способствует развитию организации в целом.
• Предотвращение утечек данных. Это становится еще одним аспектом, на который руководители обращают внимание при чтении переписки. Мониторинг обсуждений и обмена информацией позволяет оперативно реагировать на потенциальные угрозы безопасности, обеспечивая надежную защиту конфиденциальной информации компании. Анализ сообщений может помочь выявить случаи непреднамеренного или намеренного разглашения конфиденциальных данных, а также выявить возможные слабые места в системе безопасности. Руководители могут использовать результаты анализа для разработки и внедрения более эффективных политик безопасности, проведения дополнительного обучения сотрудников по вопросам защиты информации и улучшения процедур контроля за доступом к чувствительным данным.

Анализ переписки сотрудников не только дает руководству инструмент для эффективного управления и контроля, но также способствует созданию открытой и прозрачной корпоративной культуры, где каждый сотрудник может чувствовать себя важной частью команды, а руководство – быть на первых ролях в поддержке и развитии персонала.

Риски общения с клиентами с личных устройств сотрудников

В то время как руководители фокусируются на анализе сообщений сотрудников, необходимо также уделить внимание рискам, связанным с использованием личных устройств сотрудников для общения с клиентами. Эта практика, хоть и может быть удобной, но несет в себе потенциальные угрозы, которые могут нанести компании серьезный ущерб.

Утечка данных

Одним из наиболее серьезных рисков является возможность утечки конфиденциальной информации клиентов. Личные устройства сотрудников могут быть менее защищены, чем корпоративные, что делает их более уязвимыми для хакерских атак и несанкционированного доступа. Такие ситуации могут привести к серьезным последствиям, включая утрату доверия со стороны клиентов.

Ущерб репутации компании

Негативные последствия утечки данных прямо воздействуют на репутацию компании. Потеря доверия со стороны клиентов может сказаться на ее имидже и привести к снижению объема бизнеса. Защита конфиденциальности данных клиентов становится неотъемлемой частью ответственного ведения бизнеса.

Нарушение законодательства о защите данных

Многие страны имеют законодательство, регулирующее обработку и защиту личных данных. Россия не исключение. Использование личных устройств для общения с клиентами может привести к нарушению этих законов, что сопряжено с юридическими последствиями и штрафами для компании.

Безопасность корпоративных сетей

Когда сотрудники используют личные устройства для общения с клиентами, существует риск заражения корпоративных сетей вирусами и вредоносными программами. Это может привести к серьезным проблемам безопасности, включая потерю ценной информации и нарушение работы корпоративных систем.

Несогласованность в обеспечении безопасности

Использование личных устройств создает потенциал для несогласованности в обеспечении безопасности между различными устройствами и платформами. Это может создать слабые места в системе безопасности компании, которыми могут воспользоваться злоумышленники.

Чтобы справиться с этими рисками, компании должны разработать строгие правила политики безопасности, внедрять эффективные системы мониторинга, а также регулярно обучать сотрудников правилам безопасности при использовании личных устройств в профессиональных целях.

Что говорит закон

В соответствии с законодательством сотрудник должен быть осведомлен о том, что его деятельность подвергается наблюдению. По мнению юристов, применение программ контроля законно лишь при условии наличия соответствующего соглашения между работником и работодателем. Обычно при приеме на работу, сотрудник подписывает трудовой договор, включающий условия контроля за служебной перепиской. Юристы включают в договор пункт, предоставляющий работодателю право контролировать деятельность сотрудников в рабочее время. Также существуют отдельные соглашения NDA, устанавливающие характер конфиденциальной информации.

В корпоративных уставах обычно прописано, что компания владеет всеми материальными, техническими, информационными и интеллектуальными ресурсами, включая служебную переписку, осуществляемую сотрудниками. Кроме того, в организациях часто действует режим коммерческой тайны. При внедрении системы безопасности на уже существующем предприятии все сотрудники обязаны подписать соответствующие документы.

В случае фрилансера заключается договор подряда, в котором также прописывается соответствующий пункт. В отсутствие договора, что встречается довольно часто, и при наличии слежки, нарушается закон. Существуют также фрилансеры, работающие на почасовой оплате на платформах вроде Odesk и Elance. Пользователей этих платформ обязывают устанавливать программное обеспечение, делающее скриншоты экрана каждые 5–10 минут. Это обеспечивает работодателю уверенность в том, что оплаченное время тратится исключительно на работу.

В России, как и в большинстве стран, законодательство строго регулирует вопросы слежки за сотрудниками, в том числе и чтение их переписки. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», любая деятельность по обработке персональных данных, к которой относится и анализ переписки, должна осуществляться с согласия субъекта персональных данных.

Это означает, что работодатель не имеет права читать личные сообщения сотрудников без их согласия. Нарушение этого правила может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до административной и уголовной ответственности, а также значительных штрафов для компании.

Помимо явной угрозы юридических последствий, незаконная слежка за сотрудниками может серьезно повлиять на корпоративный климат и доверие в коллективе. Российский закон четко определяет сферу личной жизни граждан и защищает их персональные данные.

Заключение

В статье мы рассмотрели различные аспекты мониторинга сообщений работников компаний, подчеркивая необходимость баланса между правами работодателя и защитой частной жизни сотрудников.

Важно помнить, что соблюдение законов и этических стандартов в области мониторинга переписки является ключевым элементом создания доверительной рабочей атмосферы. Работодателям следует придерживаться прозрачных правил и стратегий, чтобы избежать конфликтов и нарушений приватности.

Одновременно с этим, сотрудники также несут ответственность за свои действия в рабочих чатах и электронной почте. Сознательное использование средств коммуникации и соблюдение корпоративных политик помогут поддерживать эффективную и доверительную командную работу.

В завершение, напомним, что омниканальная платформа Umnico как раз обеспечивает возможность сотрудникам службы поддержки и продаж работать с корпоративной техникой в различных мессенджерах и социальных сетях, без необходимости входа в корпоративные аккаунты с личных устройств. В то же время руководство может контролировать все их взаимодействие с клиентами и оценивать эффективность их работы.